Elke overheid in Vlaanderen, dus ook elk gemeentebestuur, is verplicht haar burgers zélf zo goed mogelijk te informeren. Anderzijds heeft elke burger het recht om bestuursdocumenten of bepaalde dossiers in te kijken (inzagerecht), er een kopie van te ontvangen en uitleg te krijgen. Dit alles heet ‘openbaarheid van bestuur’.
Wat is een bestuursdocument?
Alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van het lokaal bestuur Mechelen (informatie op papier, digitaal of audiovisueel). Voorbeelden zijn:
schriftelijke documenten zoals beleidsnota’s, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails,…
statistieken en databestanden
foto’s, beeldopnamen en audiobestanden
Checklist
-
Voorwaarden
Om documenten aan te vragen bij de stad Mechelen moet je niet van Mechelen zijn. Je moet in principe ook geen reden opgeven waarom je de documenten wilt inkijken.
-
Procedures
Je kan een aanvraag doen voor inzage, voor een kopie of toelichting van een document. De aanvraag moet schriftelijk gebeuren.
Dit kan door een brief te sturen naar het college van burgemeester en schepenen, Grote Markt 21 – 2800 Mechelen.
Een aanvraag kan ook per mail (stadsbestuur@mechelen.be)
Of je kan het aanvraagformulier invullen
Aan mondelinge of telefonische verzoeken geeft de Stad Mechelen geen gevolg.
In de aanvraag vermeld je:
naam en adres (en gebeurlijk naam en adres van persoon voor wie je aanvraag doet)
over welke documenten het gaat (of minstens aangelegenheid waarop documenten betrekking hebben)
vorm waarin je het bestuursdocument wenst: op papier of digitaal
-
Kosten
Inzage en uitleg verstrekken de diensten kosteloos.
Voor kopies rekenen ze wel kosten aan, overeenkomstig art. II.31. van het bestuursdecreet van 7 december 2018 op de openbaarheid van bestuur. De gemeenteraad keurde hiervoor een kaderretributiereglement goed.
Het college van burgemeester en schepenen stelde op basis van dit retributiereglement de tarieven vast.
-
Uitzonderingen
In principe zijn alle dossiers en gegevens openbaar. Er zijn enkele uitzonderingen:
registers en akten van Burgerlijke Stand, bevolkingsregisters, strafregister
dossiers over personen en personeel
kopie van bouwplan
aanvraag voor stedenbouwkundige vergunning kan je alleen inkijken nadat de vergunning verleend is, tenzij er een openbaar onderzoek loopt
We maken een onderscheid tussen actieve en passieve openbaarheid van bestuur:
Actieve openbaarheid = verzamelnaam voor maatregelen die bestuur op eigen initiatief (zonder vraag) neemt om het grote publiek te bereiken. Bijvoorbeeld: gemeentelijke brieven, informatievergaderingen,…
Passieve openbaarheid = bestuur verstrekt informatie op verzoek van burger. Iedere burger heeft het recht bestuursdocumenten die uitgaan van de gemeente te raadplegen volgens voorwaarden die in de wet staan. Dit houdt in dat je ter plaatse documenten kan inkijken, er uitleg over krijgen en een fotokopie van ontvangen.